A importância da gestão de arquivos em um instituto especializado em alunos com deficiências intelectuais e múltiplas em uma instituição sem fins lucrativos
Resumo
Um dos pré-requisitos mais importantes para o bom funcionamento dos processos administrativos de uma empresa é a sua organização interna, que está diretamente relacionada à sua capacidade de arquivar documentos de forma inteligente. É a gestão de arquivos que estrutura organizacionalmente os documentos dentro da empresa, e é fundamental estar articulado, organizado, prático e ágil para a sua utilização. Foi notado que na maioria das vezes o arquivo é um setor “esquecido” nas empresas. Realizar o arquivamento de documentos é uma realidade para toda empresa, mesmo que ela seja de pequeno, médio ou grande porte. Isso porque armazenar informações e dados de clientes, colaboradores, controle financeiro e planejamento, apenas para citar alguns exemplos, é uma prática rotineira das organizações (PROVIDER GLOBAL). A gestão de arquivos em ambiente escolar não é diferente, e devem existir processos planejados e organizados que contemplem os cuidados necessários com os documentos que circulam na escola (BES, Pablo et al. 2020, p.60). Os Arquivos Escolares são custodiadores de relevantes documentos, e é uma fonte de informação que se presta a vários campos do conhecimento, como a Saúde, Segurança, Administração e à própria Educação, quando se trata da composição de políticas públicas (FERREIRA, Shirley dos Santos BARI, Valéria Aparecida. 2019 p.25). Em uma pesquisa realizada pelo SEBRAE sobre fatores determinantes de sucesso e fracasso empresarial, constatou-se que 46% das empresas não tinham conhecimento do número de clientes que possuíam, 39% não dispunham de dados concretos sobre seu capital de giro, 38% desconheciam o número de concorrentes no mercado e 43% deixaram de buscar o plano de negócios após sua elaboração. Esses números apontam consistentemente para uma carência na qualidade da gestão de dados dentro das empresas (SEBRAE, 2014, p. 06). Foi observado que a instituição enfrentava problemas de ineficiência, falhas, falta de agilidade e perda de documentos devido à falta de gerenciamento adequado de seus arquivos, ou que estava prejudicando o acesso às informações essenciais. Diante dessa situação, um projeto foi desenvolvido para abordagem de soluções para esse problema, com foco na otimização da gestão de arquivos de alunos com deficiências intelectuais e múltiplas em uma instituição sem fins lucrativos. O projeto também busca destacar a importância desse tema, que geralmente é negligenciado pelas instituições, e argumenta que, embora os sistemas digitais possam melhorar a eficiência da pesquisa, ainda depende dos documentos arquivados, ressaltando assim a necessidade de uma gestão adequada desses arquivos. O projeto favorece propor melhorias no setor do arquivamento na organização, otimizando o tempo que é gasto na busca por documentos, diminuindo as perdas e reduzindo o espaço que é utilizado para a armazenagem dos documentos. O objetivo geral deste projeto foi proporcionar melhorias na gestão de arquivos de alunos com deficiências intelectuais e múltiplas em uma instituição sem fins lucrativos. E como objetivos específicos diagnosticar o setor de arquivamento da instituição e de que forma acontece o armazenamento, analisando as condições dos processos; elaborar proposta de melhorias que beneficie para um arquivamento eficiente e como esse melhoramento pode proporcionar aos usuários.
